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Burundi: La gestion électronique des documents
Les ners de l'administration
Les défis et les opportunités de l'archivage numérique : Sans une bonne politique d’archives, point de bonne gouvernance... ?
Par Japhet Legentil Ndayishimiye, Archiviste de Formation
Inspiration et remerciements: Ababacar Sadikh SECK, Sénegal
01-08-2012 - Nous en sommes à l’heure d’un Burundi où les archives devraient trouver leur place selon le rytme du monde.
En tout cas, sachons que les documents sont un des nerfs de l'administration. Ils sont souvent le moyen par lequel s'opèrent le processus et les fonctions opérationnels. Dans les documents sont consignées la totalité des informations produites ou reçues par un organisme dans la conduite de ses affaires.
Ils peuvent être composés de documents traditionnels sur papier, mais aussi de microcopies, de documents sur supports informatiques (tels cd, dvd, dvx, disquettes, cartes mémoires, clé usb, disques d'ordinateur ou autres...), de photographies, d'enregistrements sonores, de films, etc.
Pourquoi cet écrit ? Pour la bonne et simple raison que les archivistes et autres professionnels de l’information documentaire (bibliothécaires et documentalistes) malgré la formation de qualité reçue dans les grandes ecoles sont réduits en quantité négligeable et insignifiante aussi bien dans l’administration publique que dans le secteur privé.
Que les professionnels de ce métier ne sont pas capable de s’adapter au rytme du moment et de proposer une bonne maniere de gestion des papiers de manière à garantir la securité des institutions. Malheureusement, il y’a pire que le sort de ces professionnels et qui est le sort réservé à la discipline qu’est l’archivistique et sa fonction que représente les archives. La mauvaise conception de cette profession a des repercussion directe à la gouvernance. Le service de bonnes archives et de bons professionnels de l’art peuvent garantir la bonne gouvernance dans toutes ses formes...
Qu’ils sachent que les archives forment : « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.
Le mot « archives » est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes. De par cette simple définition, il m’est soutenable de comprendre, comme tout un chacun d’ailleurs, le rôle ô combien primordial et capital des archives pour nos administrations (public comme privé).
Le rôle des archivistes n’est pas seulement patrimonial et historique mais ces derniers ont également une grande responsabilité par rapport à la bonne gouvernance (définition des accès aux documents sensibles).
Une source de Corruption à grande échelle qui souvent échappe au contrôle, dans un pays comme le Burundi
Les affaires de détournements, de corruption, de concussion et autres ne sont là que pour nous édifier à foisonnement sur le rôle capital et non moins négligeable des archives dans la bonne conduite des affaires devant garantir une bonne gouvernance.
La multiplication du nombre de documents nécessite une mise à jour fréquente. Or, les techniques employées pour produire les documents authentiques et leurs contrefaçons sont de plus en plus sophistiquées et la constatation des documents truqués ainsi que des documents authentiques ne répondent plus pleinement aux exigences de rapidité et d'exactitude de la reproduction. Une source de Corruption à grande échelle qui souvent échappe au contrôle, dans un pays comme le Burundi. La mise en place d'un système de gestion électronique de documents est donc nécessaire pour satisfaire les besoins des intervenants en matière de fraude documentaire, et de contrôle informatisé en general.
Que ce soit au niveau des gouvernements ou à l’intérieur des entreprises privées, les archivistes doivent faire directement affaire avec la haute direction et non avec des intermédiaires pour avoir toute l’autorité et la reconnaissance interne nécessaire de faire appliquer la politique de gestion des documents. Cependant, je ne veux pas mettre l’accent sur les enjeux avec les arguments traditionnels utilisés autour du patrimoine, de l’histoire, du maintien de la démocratie.
Je souhaite principalement souligner que : Les archives sont collées au présent : il n’y a pas un seul jour où vous ne lisez pas, visionnez pas, n’écoutez pas de l’information issue des archives même si elle n’est pas présentée telle quelle.
Les archives nourrissent la créativité des écrivains, des cinéastes, des musiciens, des journalistes, etc. Sans archives, pas de rayonnement culturel à l’international ou même local. Elles alimentent les nouvelles, les débats de société, les documentaires riches en contenu, le discours des philosophes… et des politiques, eh oui !
Les archives servent l’avenir : que devient la recherche universitaire sans archives ?
Les archives ne sont pas que la matière première pour les historiens, mais aussi pour les sociologues, les psychologues et psychiatres, les chercheurs en médecine (avec la médecine généalogique mais aussi pour retracer les épidémies), les chercheurs scientifiques et les économistes (des chiffres hors contexte ne veulent rien dire), etc.
Les archives aident à l’efficacité administrative, que ce soit au niveau des entreprises privées que pour les organismes publics. Combien coûte un document qui n’est pas trouvé à temps après de recherches vaines ? Combien de contrats manqués pour cause de manque de documentation ou de non respect des échéanciers ?
Les archives ou plutôt les réflexions sur le contenu des archives permettent de jeter les bases d’une cohésion sociale et de définir une identité. Les archives ne permettent pas seulement de contrôler la bonne gouvernance mais aussi à nourrir les semences de l’identité de demain. Ce qui est crucial dans cette époque de démocratisation et de bonne gouvernance où la crise économique et social nous dicte de nous redéfinir dans le contexte de la mondialisation, de mobilité de la main-d’œuvre..
Les archivistes peuvent apporter des réponses face aux nouvelles problématiques techniques et sociétales que posent les documents numériques. Les professionnels du document étudient depuis longtemps l’évolution des inscriptions du savoir et sont donc des vecteurs pour aider à définir une certaine stabilité dans ce tourbillon d’informations et de nouvelles technologies qui changent nos manières de voir et de faire. Nous sommes donc loin des vieux papiers poussiéreux qui n’intéressent que quelques chercheurs et individus que certains s’imaginent excentriques. Réfléchissez-y !
Donnons son poids –son véritable– aux archives dans notre cher Burundi pour une efficacité dans la gestion sous toutes ses formes et pour ne pas verser dans l’absurde et l’erroné …
Un de mes « grands » à la Direction des Archives du Senegal faisait plastronner ce dicton ô combien évocateur : « Un peuple qui ne peut pas se souvenir de son passé est un peuple qui est condamné à se répéter.»
Que vivent les archives !!!
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